Workshop: Redaktionsplan für Blog, Social Media & Co organisieren mit Trello

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Schreiben macht Spaß, und mit ein wenig Organisation gleich doppelt. Dabei ist es unwichtig, welches Medium Du bedienst, also ob Du für Dein privates Blog schreibst, einen Unternehmens-Blog oder für Social-Media-Kanäle wie Facebook und LinkedIn. Mit Trello organisierst Du ganz einfach deine Artikel.

Was ist eigentlich Trello? Trello ist ein Online-Dienst, mit dem Du – mehr oder weniger – Projekte jeder Art verwalten kannst. Das Schöne an Trello ist, dass Du damit einzelne Arbeitsschritte abbilden kannst. Also perfekt für Schreiberlinge, um damit einen Redaktionsplan zu organisieren.

Die Projektschritte herausfinden

Bevor Du beginnst, musst Du Dir genau überlegen, welche Projektschritte nötig sind. In meinem Fall sind das die folgenden fünf, die ein Blogartikel in meinem Prozess durchläuft.

1. Ideen (Sammeln von Artikelideen)
2. Schreiben & Keywords (Jetzt geht’s an die Arbeit)
3. Bilder (… und noch mehr Arbeit)
4. Blog-Layout (Basteln mit dem WordPress-Editor)
5. Freigabe (Did it & Push the Button!)

Super! Die halbe Arbeit ist damit bereits getan, jetzt muss der Arbeitsablauf nur noch in Trello übertragen werden.

Dein Trello Board für den Blog Redaktionsplan einrichten

Melde Dich bei Deinem Trello Konto an, in der Basisversion ist das kostenlos und für unsere Zwecke ausreichend (Stand: September 2017). Falls Du zu den Ungeduldigen gehörst und schon ein wenig in Trello herumgeklickt hast, mit einem Klick auf das Trello-Logo kommst Du immer zur Übersicht zurück.

Board-Übersicht nach Klick auf das Trello-Logo
Ein Klick auf das Trello-Logo blendet die Board-Übersicht ein

Ein Board ist die Trello-Bezeichnung für ein Projekt. Für Deinen Redaktionsplan musst Du nun ein neues Boad erstellen. Dazu klickst Du einfach auf die Schaltfläche „Neues Board erstellen…“

Die Funktion "Board erstellen" generiert ein neues Trello-Projekt
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Neues Board erstellen…“ generiert Trello ein neues Projekt

In der Schaltfläche Titel vergibst Du nun einen Namen. Für unseren Workshop Trello Redaktionsplan wählen wir dafür den Titel Redaktionsplan und klicken danach auf den Erstellen-Knopf.

Im Titel den Projektnamen "Redaktionsplan" eingeben
Vergib den Namen „Redaktionsplan“ für das Trello-Board

Die Trello Listen für Deinen Redaktionsplan anlegen

Super! Alles hat bisher bestens geklappt und Dein Trello Redaktionsplan ist online. Allerdings zeigt Dir Trello plötzlich drei komische Schilder mit den Namen „To Do“, „Im Gange“ und „Fertig“ an. Das ist der Zeitpunkt in dem unsere Projektschritte ins Spiel kommen, die wir ganz am Anfang erarbeitet haben.

Trellos Standardlisten bei neuen Trello Boards
Die Standard-Listen eines neuen Trello Boards

Die sogenannten Listen sind ganz einfach die einzelnen Schritte, die ein Projekt oder in unserem Falle ein Blog-Artikel durchläuft und zwar in zeitlicher Abfolge von links nach rechts. Ändere also einfach die Listennamen und füge weitere hinzu, je nachdem welche Arbeitsschritte ein Artikel für Deinen Blog durchläuft. Dazu klickst Du einfach auf die Listennamen und änderst oder ergänzt diese.

Durch Anlicken der Trello Listenüberschriften lassen sich diese editieren
Listennamen lassen sich nach dem Anklicken ganz einfach editieren

Nachdem Du alle Listen beziehungsweise Workflow-Schritte deinen Bedürfnissen angepasst hast, müsste es am Ende so aussehen:

Alle Arbeitsschritte eines Blog-Artikels
Die 5 essenziellen Arbeitsschritte, die ein Blog-Redaktionsplan abbilden sollte

Prima! Dein Trello Redaktionsplan ist fertig. Zumindest das Korsett, innerhalb dessen Du zukünftig deine Blog-Artikel organisierst. Als Chefredakteur Deines Blogs guckst Du hier täglich rein, um zu sehen was passiert. Damit dem so ist, musst Du nun Deinen Redaktionsplan mit Leben füllen.

So füllst Du Deinen Trello Redaktionsplan mit Leben

Wie wir bereits wissen, wandern unsere Blog-Artikel während ihrer Geburtsphase von links nach rechts. Alles beginnt natürlich mit einer coolen Idee. Und damit Du diese nicht bis übermorgen vergisst, kommen Artikel-Ideen sofort in die Ideen-Liste Deines Redaktionsplans. Klicke dazu einfach auf den Text „Eine Karte hinzufügen“.

Jeder Trello Liste können Karten hinzugefügt werden
Unter jeder Trello-Liste können Karten eingeordnet werden

Stell dir jede Liste wie ein Fach vor, in das Du wertvolle Dinge hineinlegst. Im Gegensatz zu einem Notizbuch kannst Du Deine Trello-Karten jederzeit ergänzen oder bearbeiten. Im obigen Beispiel haben wir schon einmal vier verschiedene Ideen zu Blog-Artikeln unter der Liste Ideen angelegt.

Klicke jetzt auf eine Kartekartei und mache Dir im Kommentarfeld Notizen zu diesem Artikel. Das kann ein kleiner Absatz sein worum es geht, was Du mit diesem Artikel erreichen willst oder an welche Leserschaft sich der Artikel richten soll. Ganz Wichtig: Klicke rechts auf das Feld Frist und setzte Dir ein Datum, bis wann Du diesen Projektschritt abgeschlossen haben willst. Noch wichtiger: Vergiss nicht, den Speichern-Knopf zu klicken!

Artikelideen in 3 Schritten bearbeiten
Bearbeite Deine Artikelidee in drei Schritten und vergiss nicht zu speichern

Der Workflow Deines Trello Redaktionsplans im Einsatz

Alle wichtigen Infos zum Artikel 1 sind gesetzt und das bedeutet, es wird Zeit für den zweiten Schritt, das Schreiben! In unserem Trello Workshop ist das der zweite Schritt im Redaktionsplan. Unsere Karteikarte muss also aus der Ideen-Liste in die Schreiben & Keywords-Liste. Das machst Du ganz einfach, indem Du den entsprechenden Karteireiter in der „Ideen“-Liste in die Liste „Schreiben & Keywords“ ziehst. Sobald Du das getan hast, vergibst Du wieder einen Termin, bis zudem die Aufgabe abgeschlossen sein soll.

Wenn alles geklappt hat sieht Dein Redaktionsplan jetzt ungefähr so aus. Oder genauso, wenn Du diesen Workshop bis jetzt 1:1 durchgespielt hast:

Artikel 1 ist nun im Projektschritt "Schreiben & Keywords"
Artikel 1 ist nun in der Schreibphase und wartet auf seine Keywords

Deinen Blog-Artikel schreibst Du am besten in dem von Dir bevorzugten Textverarbeitungsprogramm. Wenn Du damit fertig bist, öffnest Du die Karteikarte im Projektschritt „Schreiben & Keywords“ und ladest den Text in die Karteikarte hoch. Das machst Du, indem Du rechts im Karteikartenmenü auf den Punkt „Anhang“ klickst. Es öffnet sich dann ein Datei-Explorer-Fenster in dem Du Deine Textdatei auswählen kannst.

Die Keywords kannst Du in ein Kommentarfeld schreiben. Die Keywords sollten Suchbegriffe sein, die Leser in Suchmaschinen eingeben und die den Inhalt deines Textes umreißen. Schreibst Du z.B. wie man einen Erdbeerkuchen backt, wären gute Keywords:  Kuchen, Kuchen backen, backen, Erdbeerkuchen, Erdbeerkuchen machen. Trenne Deine Keywords durch Kommas.

Dateien hochladen und Kommentare hinzufügen in Trello
In Trello Karteikarten kannst Du Dateien hochladen und Kommentare hinterlassen

Redaktionsprojekte auf Wanderschaft

In unserem Beispiel ist Artikel 1 nun fertiggeschrieben und wandert damit in die Bilderphase, während es Artikel 3 von der „Ideen“-Liste in den Workflow-Schritt „Schreiben & Keywords“ geschafft hat. Du siehst wie wertvoll es ist, einen Redaktionskalender zu haben, der einen kompletten Überblick liefert. Nicht vergessen: Vergib für jeden Projektschritt einen eigenen Termin, bis zu dem dieser abgeschlossen sein muss, beziehungsweise soll. Merke: „Das Reh springt hoch, das Reh springt weit, warum auch nicht, es hat ja Zeit.“

In Trello siehst du immer den Status und Fristen deiner Artikel
Anhand der Frist-Einstellung in Trello siehst Du gut, was gerade dringend ist

Zurück zu unserem Artikel 1, der jetzt auf sein Bild wartet. Bilder sind wichtig, denn sie sollen die Aufmerksamkeit unserer Leser wecken und sie in den Artikel „ziehen“. Für unseren Artikel 1 haben wir schon fast alle Teile zusammen: Den Text, die Keywords, und die Ideen-Beschreibung, was wir mit dem Artikel erreichen wollen. Vergib einen Termin, bis wann die Bebilderung fertig sein soll und wenn Du das Bild oder die Bilder hast, lade sie in die Projekt-Kartei unseres Artikel 1 hoch. Das funktioniert genauso wie bei der Textdatei.

Auch Bilder können in Karteikarten hochgeladen werden
Lade alle dazugehörigen Dateien wie Bilder in Dein Trello Projekt hoch

Wenn alles, was Du für Deinen Blog-Artikel brauchst im Projektordner ist, wandert der Artikel aus der Bilder-Projektphase in den Arbeitsschritt „Blog-Layout“. Jetzt überträgst Du die Teile in Deinen Blog-Editor und gestaltest dort das Artikel-Layout. Zur Erinnerung: Fristsetzung nicht vergessen!

Karteikarten verschieben in Trello
Ziehe Deine Artikelprojekte ganz einfach mit der Maus von einer Trello Liste in eine andere

In den meisten Blogs kannst Du festlegen, wann ein Artikel automatisch veröffentlicht werden soll. Dein Redaktionsplan sollte immer die erste Anlaufstelle für Deine Artikel sein. Wenn Du also mit dem Blog-Layout fertig bist ziehst Du als letzte Aktion Deine Artikel-Karteikarte in die Liste Frei. Das einzige was Du noch tun musst, ist die Frist auf den Tag zu setzen, an dem Du Deinen Artikel im Internet veröffentlichst. Das „Frei“ kommt von „Freigabe“ und bedeutet, dass nichts mehr geändert werden muss.

Der Artikel hat es zum Projekende im Trelloredaktionsplan geschafft
Fertig! Der Artikel hat den Freigabestatus im Trello Redaktionsplan erreicht

In der Liste Frei sollten sich mit der Zeit viele Artikel ansammeln und Du siehst auf einen Blick, wann welcher Artikel online geht.

Warum sind die Fristen so wichtig?

Die Vergabe von neuen Fristen ist wichtig, wenn Du mit mehreren Personen an Deinen Blog-Artikeln arbeitest. So kannst Du in Trello mit anderen Personen an Deinen Projekten arbeiten. Zum Beispiel schreibst Du die Texte, die Bilder macht aber Dein Freund oder Freundin. So ist jedem immer klar, wieviel Zeit für eine einzelne Aufgabe zur Verfügung steht.

Hier kannst Du Dir einen kostenlosen Trello-Account holen: http://www.trello.com
Lust auf mehr? Dann lese auch den edition1336 Artikel: 3 Tools, mit denen du im Hadumdrehen deine Produktivität boostest!


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